ellymustika: BAB 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

1.1 Manajemen

· Pengertian dan peranan Manajemen

Apakah Manajemen itu ?

Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :

1. Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

2. James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).

4. James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang individu saja.

5. Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).

6. Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).

7. Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.

Berdasarkan uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan memanfaatkan sumber daya organisasi untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi POLC (Planning, Organizing Leading, Controlling).

Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1. Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3. Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

· Latar Belakang Sejarah Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen, namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal; pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan yang dikembangkan oleh Henry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen.

· Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tigayaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

· Ciri - Ciri Manajer Profesional

Profesional diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki seseorang berupa keahlian, kompetensi, kerja efisien, keterampilan, kualifaid-pandai, berpengalaman, dan sifat mengagumkan. Dalam konteks SDM, manajemen profesional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang ciri-cirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional.

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan manajerial yakni:

1. Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

2. Dukungan manajemen puncak.

3. Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

4. Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan holistic.

5. Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

6. Sistem nilai prinsip efisiensi dan efektivitas.

7. Dilakukan secara terencana atau terprogram.

8. Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.

9. Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki:

a. Kompetensi atau keahlian dan pengalaman panjang di bidangnya

b. Sifat haus pada tantangan-tantangan

c. Sikap dan keterampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien

d. Integritas tinggi

e. Menghargai profesi lain

f. Sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko

g. Bertanggung jawab atas setiap kata dan perbuatannya

10. Penggunaan teknologi tepat guna.

11. Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

12. Partisipasi aktif semua anggota

13. Kerjasama tim.

14. Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).

15. Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung.

· Keterampilan Manajemen Yang Dibutuhkan

Berkaitan dengan hubungan antar pribadi:

1. Pemimpin lambang (figurehead) atau kepala simbolis

Diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social.

2. Pemimpin (leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait

3. Penghubung (liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi.

Berkaitan dengan Informasi:

1. Pemantau (monitor)

Sebagai pusat saraf.

2. Penyebar (dissiminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi.

3. Jurubicara (spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi.

Berkaitan dengan pengambilan keputusan:

1. Wirausaha (entrepreneur)

Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan informasi internal dan eksternal tentang organisasi

2. Pengendali gangguan (disturbance handler)

Bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting.

3. Pengalokasi sumber daya (resource allocator)

Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi.

4. Perunding (negotiator)

Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama.

1.2 Organisasi

· Definisi organisasi

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain dan ada pula yang berbeda.[ Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

1. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

2. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

· Pentingnya Mengenal Oraganisasi

Kepribadian akan muncul dan berkembang dengan seiringnya waktu. Kepribadian kita pun tidak bisa terbentuk karena pendidikan formal yang kita jalani. Kenapa? karena pendidikan formal itu hanya membentuk hardskill kita. Lalu dimana kita bisa membentuk kepribadian kita? yap! dengan mengikuti suatu organisasi.Kita mungkin berpikir ‘untuk apa mengikuti kegiatan yang kerjanya cuma menghabiskan waktu dan tenaga? Itu adalah salah besar, karena berorganisasi sama saja dengan mendidik kita untuk jadi makhluk sosial. Dengan berorganisasi, kita diajari cara menghargai pendapat dan perbedaan serta cara memimpin yang baik. Dengan begitu softskill kita akan berkembang dan nantinya akan sangat digunakan dalam dunia kerja.

Organisasi memiliki jiwa, karakter, jati diri, sejarah, kisah, suka, sedih, cita-cita, harapan dan lain-lain. Ada beberapa hal yang harus kita sadari dalam berorganisasi. Bahwa organisasi ini milik banyak orang, semua anggota, bukan milik pengurus atau ketua. Sedemikian banyak orang yang memiliki karakter, sifat, bahasa, kebiasaan yang berbeda memberi kita kesempatan belajar jenis-jenis manusia. Jika organisasi tersebut memang tidak bisa diperbaiki dari dalam, dengan atau tanpa kehadiran kita, memang sebaiknya kita keluar. Tetapi jika kita berpikir lebih luas karena organisasi ini dapat memberi manfaat bagi banyak orang, dan kita merasa mampu memperbaikinya, sebaiknya kita tetap bertahan. Seringkali organisasi ditangani secara salah, dan mungkin kita orang yang terpilih untuk berperan lebih. Apa yang kita tahu, tidak ada usaha yang sia-sia. Membangun organisasi, sejatinya juga membangun kepribadian kita. Apalagi jika dalam usia muda sudah mengenal dunia organisasi.

Tapi, jangan berpikir kalau kita hanya ikut-ikutan saja dalam mengikuti suatu organisasi kita langsung mempunyai kepribadian yang bagus. Karena dalam pembentukan kepribadian itu butuh proses. Apabila kita dalam organisasi tersebut sangat berperan dalam kegitan dan mempunyai tujuan yang jelas serta memiliki benih sifat kepemimpinan, tanggung jawab, bijaksana, dan sebagainya untuk mengikuti suatu organisasi kemahasiswaan dengan harapan dapat mengembangkan sifat-sifat tersebut sehingga terbentuklah kepribadian yang baik.

Setelah kita tau bagaimana organisasi itu sangat membentuk kepribadian seseorang dengan sangat luarbiasa. Pasti betapa ruginya orang yang hanya berdiam diri tanpa melakukan suatu kegiatan. Apalagi kini kita sudah mengenal apa itu suatu organisasi. Mumpung kita para mahasiswa yang masih mencari kepribadian, pasti bila mengikuti organisasi sangat membantu kita dalam pembentukan kepribadian itu sendiri.

· Bentuk – Bentuk Organisasi

1. Organisasi Garis

Oleh Henry Fayol (Paris), bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

Kelebihan:

a. Kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan

b. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.

c. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.

Kekurangan:

a. Jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh

b. Ada kecendrungan bertindak otokratis

c. Kesempatan berkembang terbatas

2. Organisasi Fungsional

Oleh F.W. Taylor, pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan:

a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal

c. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan:

a. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”

b. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.

3. Organisasi Garis dan Staf

Oleh Harrington Emerson, biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kebaikan:

a. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.

b. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.

c. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.

Keburukan:

a. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal

b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi

4. Organisasi Staf dan Fungsional

Merupakan kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan kelebihan seperti halnya organisasi staf dan fungsional.

· Prinsip – Prinsip Organisasi

1. Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,langkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kerja

Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7. Prinsip Kordinasi

Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

· Ketrampilan manajemen yang dibutuhkan

Seperti tiap orang yang ingin karirnya maju, masa depan karir anda juga di tentukan oleh keterampilan yang dimiliki dan dapat anda jual pada perusahaan.

Berikut keterampilan yang dibutuhkan :

1. Keterampilan bahasa asing

2. Keterampilan bidang mesin dan teknik lainnya

3. Keterampilan bidang sumber daya manusia

4. Keterampilan di bidang komputer

5. Keterampilan mengajar

6. Keterampilan bidang keuangan

7. Keterampilan bidang kimia dan matematika

8. Keterampilan memecahkan masalah

9. Keterampilan bidang hukum dan peraturan

· Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

Sebab keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi sangat berhubungan dengan para anggotanya. Sebab keberhasilan organisasi karena adanya kerja sama yang baik antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan di dalam organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern dalam organisasi tersebut.

Penyebab kegagalan :

1. Kurangnya kehandalan

SDM dan tidak kompeten dalam manajerial serta kurangnya pengalaman ketika menjalankan strategi perusahaan.

2. Kurangnya pemahaman bidang usaha yang di ambil karena tidak dapat memvisualisasikandengan jelas usaha yang akan digeluti.

3. Kurangnya kehandalan pengelolaan administrasi dan keuangan (modal dan kendali kredit).

4. Gagal dalam perencanaan. Kegagalan dalam menerapkan rencana biasanya karena rencana yang telah dibuat berdasarkan pengalaman orang lain atau sebuah idealis yang belum pernah diaplikasikan.

5. Tempat usaha dan okai yang kurang memadai.

6. Kurangnya pemahaman dalam pengadaan, pemeliharaan, dan pengawasan bahan baku dan sarana peralatan.

7. Ketidakmampuan dalam melakukan peralihan/transisi perubahan teknologi.

8. Hambatan birokrasi

9. Keuntungan yang tidak mencukupi

10. Tidak adanya produk yang baru

Keuntungan Organisasi :

1. Otonomi

2. Tantangan awal dan perasaan motif berprestasi

3. Kontrol finansial

Langkah menuju keberhasilan :

1. Memiliki ide atau visi bisnis yang jelas